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项目协作系统(专业版)

项目计划 Project Plan:

主要实现:项目立项申请、项目创建、项目任务结构分解,任务开始和结束时间计划等。 可按需实现粗放式或精细化的项目计划管理。

操作步骤:

  • 通过项目立项申请,或直接创建新项目
  • 为项目创建或导入任务结构及相关计划

体验优势:

  • 支持 Excel,微软 Project格式导入和导出;
  • 支持从第三方系统自动同步项目及任务计划,如;P6;
  • 项目类型可以分为:项目性或非项目性(如:公司内部事务、休假等);
  • 通过设置不同的项目类别(如:公共项目、团队项目等),可以项目在做与不做计划的情况下,都可以填报工时。

资源计划 Resource Plan:

查询可用项目资源,了解当前公司或组织内不同专业或技能的员工在未来任意时间段内的忙闲状况, 提供更多其它项目及任务的计划安排信息,便于更加合理的配置项目资源。

操作步骤:

  • 查询可用的空闲资源,添加项目成员
  • 为项目任务分配可用的项目成员

体验优势:

  • 可用资源视图,可以很清楚的了解员工某个时间段内的忙闲状态;
  • 员工的忙闲状态显示图例,可以分为:超负荷、饱和、部分分配、空闲等;
  • 如果员工已被批准的休假申请,也会及时反馈在忙闲图表中,便于项目管理者了解资源的实际情况。;

任务派发 Task Assignment:

当项目下各级任务分解完毕,设置任务依赖关系,并完成开始和结束时间计划后,需要指派给不同项目成员。

操作步骤:

  • 打开需要管理的项目后,进入任务计划界面
  • 在任务计划中,可以设定任务负责人及任务成员
  • 任务派发给参与者后,系统会自动发送消息提醒任务参与者

体验优势:

  • 单个任务支持设定单个或多个人参与者;
  • 任务管理支持多层级管理模式,实现不同层级管理不同内容;
  • 任务分派操作,提供快速分派界面,可以对单个或多个任务,进行员工的快速分派;

进度跟踪 Progress Tracking

任务分配给项目成员后,需要及时掌控各任务的完成情况,是否发生延迟?任务参与者的实际进度等信息。

操作步骤:

  • 项目成员在任务执行过程中,需要定期或不定期更新任务;
  • 项目经理也可以自己更新任务进度;
  • 更新了项目下各任务的进度,项目实际进度将自动计算所得。

体验优势:

  • 任务进度更新,可以分为“手动更新”和“自动更新”两种模式;
  • 如果任务属于多层级管理模式,那么不同层级任务的进度,将底层一一汇总;
  • 项目的进度,将根据项目计划中各任务的权重的信息,自动根据任务实际进度计算。

工时填报 Timesheet Entry:

在项目或非项目上发生的工时,员工都需要按天以小时为单位的填报和记录相关工作内容。便于统计项目实际工作量和实际人工成本。

操作步骤:

  • 选择自己所参与的项目及任务、项目所属客户等信息;
  • 在所属日期下,填写小时数;
  • 展开详细填报对话框后,可以选择时间类型,填报备注、问题及解决措施等内容;
  • 填写完成后,可以保存及提交。

体验优势:

  • 每天填写工时的最大、最小数可以自定义,超出或不足都将不能提交;
  • 开启工时控制功能后,可以控制实际工时不能超出计划工时;
  • 工时填报的日期范围可以自定义,如:天、周等;
  • 设定锁定日期范围后,无法填写超出部分的工时数据;
  • 启用考勤功能后,将对所填工时数据与考勤数据进行比对和校验。

费用报销 Expense Request:

在项目或非项目上发生的费用,员工都需要按实际发生的日期填报发生的费用类型及金额,便于统计项目实际发生的非人力成本。

操作步骤:

  • 选择自己所参与的项目及任务;
  • 在所属日期下,选择费用类型,并填写具体金额;
  • 根据不同的报销单,填报的内容和样式也所不同;
  • 填写完成后,可以保存及提交;
  • 根据具体需求,可以直接打印出报销单。

体验优势:

  • 费用报销功能,支持多个不同样式及内容的报销单;
  • 开启费用预算控制功能后,在实际费用报销界面可以提示或查看是否超出预算;
  • 如果开启借款功能,在费用报销界面可以查询到借款情况,并可以直接进行借款冲抵;
  • 费用报销审批支持复杂的条件流转设置,根据报销费用类型、金额大小、是否超支等条件进行不同流程审批。
  • 费用报销界面打印的费用报销单,支持按客户需求免费定制。

成果上传 Deliverable:

项目成员在接受项目任务后,如果任务需要产生成果物,那么在进行任务进度更新时,需要一并提交任务的成果物。

操作步骤:

  • 进入到“未完成的任务列表”中;
  • 点击需要更新的任务,进入更新页面;
  • 在任务成果上传界面,可以选择单个或多个成果物进行上传;
  • 点击提交操作后,任务及相关成果信息将被上级进行审核。

体验优势:

  • 在任务计划中,可以为任务设定成果提交物信息;
  • 任务成果物提交后,上级审批人可以查看和审核任务的完成情况及成果物;
  • 任务及成果物的审核,可以用作任务评审,对进度、绩效及质量可以进行打分;
  • 任务成果上传后,将自动进入项目文档管理库,也可以在知识库查询、查看和下载。

预算比对 Budget/Actual

根据项目计划制定的预算,可以结合实际支出进行对比分析。用来对项目的实际成本进行预警和管控,使得单个项目的利润更多透明化。

操作步骤:

  • 选择项目或项目下阶段、任务;
  • 设置项目预算的周期,按周、月、季度、年度或任意时间段;
  • 选择费用类型或费用类型所属科目,选定预算归属部门、成本中心等;
  • 填写金额及备注信息,提交后等待审批。审批通过后才能生效执行。

体验优势:

  • 项目预算的制定,可以预算到项目上,也可以预算到项目阶段、阶段下各任务层级上;
  • 项目预算制定及预算变更支持审批流程;
  • 项目预算的执行情况,可以在费用审批过程中实时提醒,也可以通过报表对比预算与实际支出情况。

项目款项 Project Revenue::

项目的款项管理功能,在没有合同管理模块的支持下,可以单独使用。主要实现对项目计划回款提醒,实际到款记录等作用。 也可以根据规则实现对项目收入进行确认。

操作步骤:

  • 基于项目、阶段及任务进行项目回款计划;
  • 设定项目回款金额,预计日期等;
  • 项目实际到款后,进入对应的回款计划中登记实际到款金额、日期及发票信息。

体验优势:

  • 根据项目的回款计划,自动进行回款提醒;
  • 到款信息中,可以填写有关此笔到款管理的发票信息;
  • 如果与“合同管理系统”集成后,项目的收款和付款,都将从合同中发起,并通过流程进行管控。

成本核算 Project Costing:

实现每个项目的人力成本、直接费用及分摊费用的收集和核算,结合每个项目的实际到款或已确认收入,可以实现项目实际盈亏情况分析。

操作步骤:

  • 人工成本:通过员工在项目上的工时填报数据,结合不同项目成员的小时人工成本费率可以计算出项目上的人工成本值;
  • 直接费用:通过费用报销功能,统计在项目上发生的所有直接费用,如:差旅费、采购、外包等费用;
  • 分摊成本:职能部门或非项目上产生的间接人力成本及非人力成本,可以按规则自动分摊到项目上。

体验优势:

  • 通过项目成员工时的收集,实现各项目人工成本的准确核算;
  • 实时的针对单个或多个项目进行实际成本核算,对比预算可以进行财务预警;
  • 让项目管理者也可以实时掌控项目成本支出,关注成本,对成本负责。

文档中心 Documents:

文档中心实现了对:项目过程文档,公司及组织公共文档和个人文档等管理和维护。按照不同的权限设置,可以实现对知识文档库进行最大限度的安全共享。

操作步骤:

  • 项目过程文档:来自于项目执行过程中,项目经理和项目成员产生、上传的成果提交物;
  • 公共文档:按公司及组织架构构建不同的访问权限的文件库或文件夹;
  • 个人文档:针对员工自己,个人文档提供了一定的空间存储自己的中间文档或其它学习资料等。

体验优势:

  • 项目文档中的文档查询和下载权限,默认提供给项目成员及项目负责人等;
  • 公共文档中支持设置任意层级的文件夹,基于文件夹及文件进行单独的授权,支持只读、上传、下载、版本等管理;
  • 设置了只读权限的文档,可以实现在线预览。目前支持Office,图片,pdf等格式文件。

报表预览 Reports Preview


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